28-Nov-2012
Upgrade Your Office Filing System

 
Meningkatkan Peforma Kerja Melalui Pengguna Peralatan Pengarsipan Yang Baik.
Dengan teknologi GPS menentukan lokasi benda tertentu di bumi dan juga pesawat terbang di udara tidaklah sulit. Namun masih ada suatu kesulitan yang kerapkali di jumpai kantor-kantor untuk menentukan dokumen tertentu dalam filing system mereka? Kenyataan adalah bahwa filing system dari kebanyakan kantor dewasa ini dapat dikatakan berantakan dan tak terkontrol. Dimanakah kita menyimpannya yang sering kali terdengar. Banyak kantor memiliki map-map yang berlebih, tidak ada kode pewarna, tidak adanya prosedur, dan tidak ada system indek dan klasifikasi yang munking sulit untuk di pelajari dan di gunakan.
Situasi ini terjadi dalam dunia kompetitif dimana memiliki akses dokumen yang instan adalah faktor penting menyediakan service yang cepat dan berkualitas bagi customer dan client. Jika Anda dapat menemukan dokumen tersebut, Anda akan dapat membantu orang. Jika customer menunggu lama karena anda tidak dapat menemukan dokumen tertentu, mereka akan mempertimbangkan untuk berbisnis dengan orang lain. Kondisi ini sebenarnya dapat dimengerti, karena pada umumnya tidak ada yang merencankan sistem penyimpanan arsip ini; Hal ini hanya berevolusi sejalan dengan waktu. sebagai hasilnya personil perusahaan anda akan terbiasa dengan penyimpanan arsip dan pengambilan dokumen yang lambat dan sembarangan, mereka percaya bahwa filing system yang demikian adalah suatu yag normal.
Jadikanlah filing system Anda prioritas utama.
Dokumen dan informasi yang tertulis atau tercetak di atas kertas adalah aset yang berharga namun hanya bila anda mengetahui dimana mereka dan bagaimana mengakses informasi didalamnya. Walaupun terdapat peningkatan kapasitas komputer network, sistem penyimpanan digital/ electronik, dan micrographic, namun volume informasi dokumen dan arsip dalam format kertas tetap besar.
Dengan keberadaan dan penggunaan filing system yang tepat.
Ketika kebutuhan untuk meningkatkan performa melalui penggunaan filing system timbul, implementasikanlah beberapa strategi berikut :

* Rencanakan dan aturlah penyeleksian dokumen (documen copy, dokumen yang tak seharusnya berada di filing cabinet dan dokumen yang sudah tidak dibutuhkan)

* Selesaikan secara tuntas pencatatan invectory dokumen. Buatlah form khusus, dan buatlah daftar tipe-tipe dokumen yang ada.

* Pertimbangkanlah kondisi filing system anda, apakah masih memenuhi syarat? Apakah perlu ada   penambahan/  perubahan ke solusi yang berbeda?
Bertemulah dengan para pengguna, Dan dapatkan informasi dari mereka sehubungan dengan hal ini.

* Pertimbangkanlah system klasifikasi dan peng-index-an arsip anda. Apakah sudah berjalan dengan semestinya? Apakah tepat dengan bisnis Anda?
System alphabettical, numeric umumnya lebih effesien digunakan. (Dapat konsultasi gratis Di Showroom Datascrip,   Kemayoran-Jakarta).

* Dapat solusi yang terbaik bagi kantor anda. Gunakan produk-produk yang tepat, sesuai dengan kebutuhan. Datatray untuk dokumen transit, filing cabinet untuk dokumen map gantung, lemari file untuk dokumen odner. Pintu lemari dokumen anda berdasaran besaran ruang sirkulasi yang di inginkan dan juga kebutuhan visual untuk diteksi lokasi penempatan (Datascrip menyediaka semua solusi ini, dari data tray, filing cabinet,lemari dokumen dengan pintu swing, sliding,   retracting, juga menyediakan solusi untuk efesiensi ruang anda dengan produk Compacto dan Rotary Filing System. Kebutuhan penyinmpanan dokumen yang beragam dapat di akomodasikan pada solusi produk flexofile. Proteksi ekstra terhadap ancaman pencurian dan kebakaran, juga dapat anda dapatkan melalui produk cabinet & safe.

* Pastikan bahwa filing system Anda disupervisi dari waktu ke waktu. System filing yang digunakan oleh orang yang berbeda pengawasan cendrung untuk gagal memenuhi kebutuhan.

* Kembangkanlah schedule retensi (masa simpanan) dokumen yang memusnakanlah dokumen yang sudah   kadar luasa.

* Kembangan distibusikan Manual penanganan dokumen kepada semua karyawan.

  Orang-orang kantortidak perlu berjalan kesana kemari hanya untuk bertanya dimana kita menyimpan   dokumen itu?
  Tindakan performa kantor anada dengan system tepat  danperalatan pengarsipan yang baik meningkatkan efesiensi, memotong anggaran memberikan dasar kerangka perilaku yang efectif pada karyawan anda.
Kami menggunakan rotary filing system dari Datascrip sejak tahun 1977. Alaasan kami memilih produk tersebut karena sesuai dengan system penyimpanan dan pencarian arsip kantor kami. Di waktu yang akan datang kami akan terus menggunakan produk dari datascrip dimana sangat membantu dalam peningkantan kinerja karyawan, Kecepatan dan keamanan serta kerapihan berkas sehingga dapat tertata dengan baik,\" ujar Nurzaman Kepala Record Garuda Sentra Medika.
Datascrip memang sudah dikenal secara luas untuk menyediakan solusi filing system yang lengkap dan bermutu tinggi. Dapatkan solusi yang tepat bagi tiap-tiap jenis dokumen bisnis anda, kebutuhan ruang atau proteksi tertentu dan tingkatkan peforma kerja kantor anda.


Last Update: Modified by:
28-Nov-2012 kardimman