14-Jun-2013
10 Ways to Improve Your Filing System:

 
10 Ways to Improve Your Filing System: Cara singkat & tepat untuk mengorganisasi file anda.

Teknologi telah banyak mengubah cara bekerja manusia; namun seberapa canggihnya teknologi, kertas tetap digunakan, Bersandingan dengan slogan paperless office penggunaan kertas kian bertambah dari tahun ke tahun. Dengan pertambahan jumlah personal computer, printer, fax, e-mail, mesin fotocopy dan website internet, semakin banyak pula volume informasi  yang diterima dan di-print setiap harinya. Berdasarkan World Resources Institute, personal computer sedunia di-estimasikan menghasilkan 115 milyard kertas setiap tahunnya, belum termasuk penggunaan kertas lainnya. Kebutuhan ini dipenuhi dengan diproduksi secara global 300 juta ton kertas setiap tahunnya.  Maka penanganan dan penyimpanan dokumen kertas pasti tidak dapat kita hindari dalam kehidupan kita. Cara sederhana untuk menangani dokumen kertas adalah meneruskan, scan atau membuangnya, sedangkan untuk menyimpannya adalah masalah yang lebih rumit. Filing system (system penyimpanan dokumen) anda berguna bila anda menyelesaikan proses penyimpanan ini dengan baik, anda dapat menemukan dan mengambil file yang anda butuhkan dalam hitungan menit. Hal itu membutuhkan perencanaan dan pemeliharaan. Berikut adalah 10 cara untuk meningkatkan efektifitas filing system anda.

01. Gunakan Label pada Map/Folder Anda
Arsipkan dokumen anda pada map/folder dan hanging folder. Berikan label katergori utama pada hanging map dan tempatkan map-map yang merupakan subkategori kedalamnya. Posisikan label-label sehingga mudah untuk dilihat.

02. Batasi Jumlah Dokumen
Bataskan jumlah map dalam hanging folder hingga 4 atau 5 bh (tergantung tebalnya map-map ini).  Bila terdapat lebih dari 30 lembar dokumen didalam 1 bh map, pisahkan dokumen tersebut dalam 2 map terpisah.

03. Tempatkan Dokumen secara Sistematis
Seraya anda mengarsip dokumen, tempatkan dokumen terbaru pada sisi terdepan dalam map tersebut. Hal ini akan memudahkan anda untuk menemukan dokumen yang lebih tua untuk dapat dibuang/dihancurkan belakangan waktu.  Sebelumnya pastikan bahwa semua paperclip sudah disingkirkan dari dokumen2 anda. Penggunaan paperclip seringkali menyebabkan tertariknya file lain dalam map. Penggunaan staples lebih disarankan.

04. Gunakan Warna
Gunakan label berwarna untuk map dan hanging folder anda untuk membedakan variasi kategori. Bila anda sudah terbiasa menggunakan warna sebagai pembeda kategori, gunakanlah warna map yang berbeda2 untuk map dan hanging folder. Contoh: anda dapat menggunakan hijau untuk dokumen keuangan, merah untuk project terkini, dan biru untuk marketing.

05. Gunakan Folder/Map yang Mempercepat Identifikasi Dokumen
Penggunaan map 1/3 cut  dengan lokasi label kiri, tengah dan kanan dalam sebuah hanging folder akan memudahkan label terlihat oleh anda. Sedangkan penggunaan map straight cut akan mempersulit hal ini.

06. Arsipkan Dokumen secara Sistematis
Arsipkan dokumen anda secara alphabet(data customer), kategori, atau nomor(tanggal, no invoice dsb).  Lalu arsipkan hanging folder anda juga secara alphabet di dalam satu kategori. Jika anda ingin membuat filing system anda sederhana, tempatkan dokumen2 dengan kategori yang sering anda gunakan di posisi depan laci Filing Cabinet Datascrip anda. (tips sederhana yang seringkali terlupakan)

07. Berikan Ruang Gerak
Tinggalkan setidaknya 2 cm dari hanging folder terluar ke sisi dalam laci Filing Cabinet Datascrip anda untuk memberikan ruang gerak bagi hanging folder untuk bergeser ke dapan dan ke belakang. Sisa ruang ini juga akan memudahkan anda untuk mengambil dan menukar dokumen, juga termasuk menyortir file2 anda minimum 2 kali setahun untuk membuang/menghancurkan file yang sudah tidak terpakai.

08. Tempatkan Dokumen pada Solusi/Lokasi yang Tepat
Pisahkan dokumen anda berdasarkan penggunaanya: Dokumen yang sering digunakan, dokumen yang digunakan kadang kadang dan dokumen yang jarang digunakan.  Dokumen yang sering digunakan seharusnya diletakkan dalam Datatray Datasrcrip di atau didekat meja anda, sedangkan dokumen yang penggunaannya tidak terlalu sering dapat anda arsipkan di Filing Cabinet Datascrip anda dan untuk dokumen yang jarang sekali digunakan dapat diarsipkan di dalam box yang di-label berdasarkan tahun dan keterangan isi, dan diletakkan di kompartemen dokumen terpisah.
 
09. Gunakan Label pada Laci Filing Cabinet
Beri label laci Filing Cabinet Datascrip anda dengan kata kunci yang menggambarkan isi dokumen tiap-tiap laci. Terapkan hal ini juga pada semua hanging folder dan map dokumen anda. Bila memungkinkan gunakan computer untuk mem-print label-label ini, atau gunakan tulisan tangan. Tidak perlu sempurna, namun dapat dengan mudah dibaca.

10. Sesuaikan Solusi dengan Ukuran Arsip/Dokumen
Gunakan produk penyimpanan yang tepat, spesifik untuk jenis dan ukurannya. Untuk dokumen specimen max ukuran 20 x 15 cm2 gunakanlah solusi Cardex Datascrip untuk penyimpanan yang sistematis dan efisien.
Teknologi telah memudahkan penyimpanan dokumen secara elektronik, namun hal itu tidak membuat perubahan signifikan jumlah penggunaan kertas regular. Merancang filing system yang efisien, menyortir dokumen, dan mengetahui persisnya lokasi dokumen anda akan sangat memudahkan anda untuk menemukannya saat anda membutuhkannya.  Gunakan solusi terbaik Datascrip bagi filing system anda, dapatkan efektifitas,  durabilitas, dan security dalam satu produk unggulan.



Last Update: Modified by:
14-Jun-2013 kardimman